Extraindo Tarefas de Onde Elas Realmente Estão: Outlook e Teams

Passamos muito tempo em nossa caixa de entrada do Outlook, e muitas vezes, ações importantes estão escondidas em e-mails. O Copilot pode ser seu melhor amigo aqui:

• No Outlook:

    ◦ Basta clicar no ícone do Copilot no canto superior direito do seu Outlook.

    ◦ Você pode usar um prompt como “tenho algum item de ação nos meus e-mails não lidos hoje?”. O Copilot é inteligente o suficiente para escanear seus e-mails e extrair resumos das tarefas, indicando o remetente e uma breve descrição da ação necessária.

    ◦ Ele até fornece citações que, ao serem clicadas, abrem a mensagem original na qual o Copilot baseou sua resposta, permitindo que você veja todo o contexto.

    ◦ Para garantir que você realmente conclua essas tarefas, você pode sinalizar os e-mails relevantes. Ao fazer isso, eles aparecem automaticamente na categoria “E-mail sinalizado” dentro do aplicativo Microsoft To Do. Lá, você pode configurar opções como datas de vencimento, categorias e até adicionar arquivos, além de referenciar o e-mail de origem.

    ◦ Se preferir, o Copilot também pode converter essas tarefas em uma tabela com colunas como remetente, item de ação e qualquer prazo mencionado na mensagem.

• No Microsoft Teams:

    ◦ As conversas no Teams são repletas de itens de ação importantes. Seja em um chat ou em um canal, basta clicar no ícone do Copilot e pedir para ele “extrair todos os itens de ação deste chat”.

    ◦ O Copilot listará os acompanhamentos da conversa, garantindo que nada seja esquecido.

Capturando Ações em Reuniões com Transcrição Inteligente

Quantos itens de ação são definidos em reuniões e acabam esquecidos? O Copilot também te ajuda nisso:

• Durante a Reunião: Ao iniciar uma reunião no Teams, ative a transcrição junto com o Copilot.

• Ao final da reunião, você pode perguntar ao Copilot “quais são os itens de ação abertos?”.

• O Copilot fornecerá uma lista de todas as tarefas que surgiram, com um resumo e referências à porção exata da transcrição onde o item foi discutido.

• Pós-Reunião: Mesmo após o término da reunião, você pode acessar o resumo da reunião no seu calendário. Lá, você encontrará a transcrição gerada por IA, dividida por orador, e poderá interagir com o Copilot novamente para revisar os itens de ação passados.

Criando Planos de Projeto e Colaborando Dinamicamente com Loop

Além de extrair tarefas existentes, o Copilot pode ajudá-lo a criar novas ações e até planos de projeto do zero:

• No Microsoft Word:

    ◦ Em um novo documento do Word, você pode usar o Copilot para gerar um plano de projeto completo com um prompt detalhado. Por exemplo, “dê-me uma lista de ações para assar o maior biscoito de chocolate do mundo”.

    ◦ Se o formato inicial não for o ideal, você pode pedir ao Copilot para transformar o plano em uma tabela com colunas como seção, tarefa, proprietário e data de vencimento. Isso fornece um excelente ponto de partida, mesmo que algumas modificações manuais sejam necessárias.

• No Microsoft Loop (Onde a Magia Acontece):

    ◦ Para colaboração dinâmica, o Microsoft Loop é a ferramenta perfeita. Você pode copiar a tabela do Word e colá-la em uma página do Loop.

    ◦ Dentro do Loop, o Copilot continua disponível. Você pode perguntar sobre o plano, como “quantas tarefas a equipe de panificação tem?”, para garantir que as equipes não estejam sobrecarregadas.

    ◦ O verdadeiro poder do Loop reside nos componentes Loop. Você pode transformar sua tabela em um componente Loop e copiá-lo para compartilhar em outros lugares, como um e-mail.

    ◦ A “mágica” é que qualquer atualização feita na tabela na página original do Loop é automaticamente refletida em todas as instâncias compartilhadas do componente (como no e-mail). Isso elimina a necessidade de enviar e-mails de atualização constantemente, garantindo que todos tenham a lista de tarefas mais atualizada.

Com o Microsoft Copilot, o gerenciamento de tarefas nunca foi tão fácil e eficiente em todos os aplicativos que usamos diariamente.

Leve suas Habilidades com Copilot para o Próximo Nível!

Se você está buscando mais inspiração para prompts ou deseja aprofundar seu conhecimento em Copilot, a Microsoft oferece recursos incríveis e gratuitos:

• Copilot Lab: Para guias sobre como escrever prompts poderosos e exemplos.

• Treinamento do Microsoft 365 Copilot: Cursos adaptados a diferentes funções (RH, finanças, vendas, TI, marketing, etc.) com webinars e eventos de treinamento para você tirar o máximo proveito do Copilot no seu dia a dia.

Experimente o Microsoft Copilot hoje mesmo e transforme a forma como você e sua equipe gerenciam as tarefas!

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