Extraindo Tarefas de Onde Elas Realmente Estão: Outlook e Teams

Passamos muito tempo em nossa caixa de entrada do Outlook, e muitas vezes, ações importantes estão escondidas em e-mails. O Copilot pode ser seu melhor amigo aqui:

• No Outlook:

    ◦ Basta clicar no ícone do Copilot no canto superior direito do seu Outlook.

    ◦ Você pode usar um prompt como “tenho algum item de ação nos meus e-mails não lidos hoje?”. O Copilot é inteligente o suficiente para escanear seus e-mails e extrair resumos das tarefas, indicando o remetente e uma breve descrição da ação necessária.

    ◦ Ele até fornece citações que, ao serem clicadas, abrem a mensagem original na qual o Copilot baseou sua resposta, permitindo que você veja todo o contexto.

    ◦ Para garantir que você realmente conclua essas tarefas, você pode sinalizar os e-mails relevantes. Ao fazer isso, eles aparecem automaticamente na categoria “E-mail sinalizado” dentro do aplicativo Microsoft To Do. Lá, você pode configurar opções como datas de vencimento, categorias e até adicionar arquivos, além de referenciar o e-mail de origem.

    ◦ Se preferir, o Copilot também pode converter essas tarefas em uma tabela com colunas como remetente, item de ação e qualquer prazo mencionado na mensagem.

• No Microsoft Teams:

    ◦ As conversas no Teams são repletas de itens de ação importantes. Seja em um chat ou em um canal, basta clicar no ícone do Copilot e pedir para ele “extrair todos os itens de ação deste chat”.

    ◦ O Copilot listará os acompanhamentos da conversa, garantindo que nada seja esquecido.

Capturando Ações em Reuniões com Transcrição Inteligente

Quantos itens de ação são definidos em reuniões e acabam esquecidos? O Copilot também te ajuda nisso:

• Durante a Reunião: Ao iniciar uma reunião no Teams, ative a transcrição junto com o Copilot.

• Ao final da reunião, você pode perguntar ao Copilot “quais são os itens de ação abertos?”.

• O Copilot fornecerá uma lista de todas as tarefas que surgiram, com um resumo e referências à porção exata da transcrição onde o item foi discutido.

• Pós-Reunião: Mesmo após o término da reunião, você pode acessar o resumo da reunião no seu calendário. Lá, você encontrará a transcrição gerada por IA, dividida por orador, e poderá interagir com o Copilot novamente para revisar os itens de ação passados.

Criando Planos de Projeto e Colaborando Dinamicamente com Loop

Além de extrair tarefas existentes, o Copilot pode ajudá-lo a criar novas ações e até planos de projeto do zero:

• No Microsoft Word:

    ◦ Em um novo documento do Word, você pode usar o Copilot para gerar um plano de projeto completo com um prompt detalhado. Por exemplo, “dê-me uma lista de ações para assar o maior biscoito de chocolate do mundo”.

    ◦ Se o formato inicial não for o ideal, você pode pedir ao Copilot para transformar o plano em uma tabela com colunas como seção, tarefa, proprietário e data de vencimento. Isso fornece um excelente ponto de partida, mesmo que algumas modificações manuais sejam necessárias.

• No Microsoft Loop (Onde a Magia Acontece):

    ◦ Para colaboração dinâmica, o Microsoft Loop é a ferramenta perfeita. Você pode copiar a tabela do Word e colá-la em uma página do Loop.

    ◦ Dentro do Loop, o Copilot continua disponível. Você pode perguntar sobre o plano, como “quantas tarefas a equipe de panificação tem?”, para garantir que as equipes não estejam sobrecarregadas.

    ◦ O verdadeiro poder do Loop reside nos componentes Loop. Você pode transformar sua tabela em um componente Loop e copiá-lo para compartilhar em outros lugares, como um e-mail.

    ◦ A “mágica” é que qualquer atualização feita na tabela na página original do Loop é automaticamente refletida em todas as instâncias compartilhadas do componente (como no e-mail). Isso elimina a necessidade de enviar e-mails de atualização constantemente, garantindo que todos tenham a lista de tarefas mais atualizada.

Com o Microsoft Copilot, o gerenciamento de tarefas nunca foi tão fácil e eficiente em todos os aplicativos que usamos diariamente.

Leve suas Habilidades com Copilot para o Próximo Nível!

Se você está buscando mais inspiração para prompts ou deseja aprofundar seu conhecimento em Copilot, a Microsoft oferece recursos incríveis e gratuitos:

• Copilot Lab: Para guias sobre como escrever prompts poderosos e exemplos.

• Treinamento do Microsoft 365 Copilot: Cursos adaptados a diferentes funções (RH, finanças, vendas, TI, marketing, etc.) com webinars e eventos de treinamento para você tirar o máximo proveito do Copilot no seu dia a dia.

Experimente o Microsoft Copilot hoje mesmo e transforme a forma como você e sua equipe gerenciam as tarefas!

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O Copilot Pages eleva o Copilot a um ambiente de IA multiusuário, permitindo que você passe diretamente de um prompt do Copilot para a execução de tarefas com sua equipe em segundos. Curioso? Vamos explorar como isso funciona!

Como Acessar o Copilot Pages e Dar o Primeiro Passo

Acessar o Copilot Pages é simples. Primeiro, vá para o Copilot no site. Você pode clicar no cartão no canto superior direito ou no link na descrição, ou até mesmo abrir o Copilot no seu aplicativo Microsoft Teams.

Uma vez no Copilot, você pode começar criando um prompt – um conjunto de instruções ou perguntas para obter o que deseja do Copilot. Por exemplo, você pode pedir ao Copilot para “literalmente rascunhar uma carta de projeto com um esboço de roteiro e um cronograma de projeto”.

Uma característica poderosa é a capacidade de incluir informações de seus próprios arquivos no prompt. Basta pressionar a barra de espaço e depois a tecla / para pesquisar no seu OneDrive e selecionar o documento que deseja incluir. Em poucos segundos, o Copilot gerará um excelente primeiro rascunho.

Edição e Colaboração Perfeitas com o “Edit in Pages”

Normalmente, você precisaria copiar e colar o rascunho do Copilot em um documento para começar a editá-lo. No entanto, a Microsoft tornou esse processo perfeito com o botão “Edit in Pages”. Ao clicar neste botão, o Copilot Pages é lançado, e você tem uma página editável que contém toda a resposta do Copilot.

Esta página é, na verdade, uma página dentro do Microsoft Loop, o que significa que você obtém todas as mesmas capacidades de formatação. Para fazer alterações de formato, você pode:

• Destacar qualquer texto na página e usar o menu pop-up.

• Iniciar um novo parágrafo e pressionar a tecla /, o que oferece muitas opções para projetar a página como você quiser.

Recursos adicionais incluem:

• Tabelas Dinâmicas: As tabelas geradas pelo Copilot são dinâmicas, permitindo que você as classifique ou filtre usando os ícones acima.

• Colaboração em Tempo Real: Você pode mencionar (@) membros da equipe para compartilhar a página e notificá-los sobre tarefas. Uma vez que eles têm acesso, eles podem editar a página, e as alterações são visíveis em tempo real.

Você pode até mesmo continuar aprimorando seu documento. Se você ainda tem um bate-papo ativo com o Copilot, pode pedir novas informações, como um orçamento de projeto, e adicioná-lo à página existente clicando em “Edit in Pages” novamente.

Compartilhando Componentes Vivos para Feedback Eficaz

A forma tradicional de obter feedback sobre um documento seria copiar e colar tudo em um documento do Word e enviá-lo por e-mail. No entanto, o Copilot Pages oferece uma maneira muito mais eficiente: compartilhar como um componente vivo.

Para isso:

1. Clique no ícone de compartilhamento no canto superior direito.

2. Você pode enviar um link para a página ou copiar a página inteira como um componente vivo.

3. Você pode configurar as permissões do link clicando em “settings”, garantindo que apenas as pessoas certas tenham acesso e que seja somente leitura, se desejar.

4. Ao colar o link em um e-mail, ele insere a página inteira na mensagem. Isso permite que seu gerente ou qualquer pessoa com quem você compartilhou veja o conteúdo em uma visualização somente leitura diretamente no e-mail. Se alguém sem acesso tentar encaminhar, a página não será exibida.

Mesmo que a página comece em um bate-papo do Copilot, ela conceitualmente vive dentro do Microsoft Loop. Você pode acessá-la de sua lista de recentes ou adicioná-la a um espaço de trabalho do Loop.

O Futuro da Colaboração Documental

O Copilot Pages é uma ferramenta poderosa que oferece uma atualização muito necessária para a forma como as equipes colaboram na criação de documentos. Ele simplifica o processo de rascunho, edição e compartilhamento, tornando-o mais eficiente e colaborativo. Se você ainda não experimentou o Microsoft 365 Copilot, agora é o momento perfeito para ver como ele pode transformar o seu fluxo de trabalho e o da sua equipe.

Experimente o Copilot Pages e leve a colaboração da sua equipe para o próximo nível!

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