Confira as dicas essenciais abordadas no vídeo para retomar o controle do seu e-mail:

1. Transformando a Caixa de Entrada em um Painel de Controle (Multiple Inboxes)

Uma das melhores maneiras de controlar a caixa de entrada é transformá-la em um painel onde cada e-mail tem um próximo passo claro. Isso é feito usando o recurso de múltiplas caixas de entrada (Multiple Inboxes) e rótulos específicos.

Configuração dos Rótulos (Labels): O processo começa com a criação de três rótulos simples:

1. Follow-up (Acompanhamento): Para mensagens que exigem uma ação sua.
2. Waiting on (Aguardando Resposta): Para e-mails que você já respondeu, mas está aguardando a ação ou resposta de outra pessoa.
3. Read later (Ler Depois): Para newsletters ou mensagens não urgentes que você deseja revisitar quando tiver mais tempo.

Configuração da Visualização: Após criar os rótulos, você deve ir em Configurações (Settings gear) e mudar o tipo de caixa de entrada para Múltiplas Caixas de Entrada (multiple inboxes). Em Personalizar (customize), defina cada seção para um dos rótulos criados, usando o termo de pesquisa label:nome-do-rótulo. Por exemplo, label:follow-up. O vídeo sugere posicionar as múltiplas caixas de entrada à direita da caixa principal.

Com esta configuração, você pode arrastar e-mails para os rótulos apropriados (que aparecerão como seções na tela). Isso remove o e-mail da sua caixa de entrada principal e o coloca na categoria correta. O resultado é uma caixa de entrada vazia e uma visão clara do que é acionável, pendente ou pode esperar. Quando um item é concluído, basta clicar nele e desativar o rótulo para removê-lo da lista de acompanhamento.

2. Automação de E-mails em Tarefas com Zapier

Para garantir que você nunca se esqueça de acompanhar um item, o Gmail pode converter automaticamente seus e-mails em tarefas. O vídeo demonstra como usar o Zapier para conectar o Gmail a aplicativos como o Todoist.

Usando a ferramenta Copilot do Zapier, você pode digitar em linguagem simples a automação desejada, como: “Quando eu rotular um e-mail como follow up no Gmail, crie uma tarefa no Todoist com o assunto do e-mail e um link para esse e-mail”.

O Zapier constrói o fluxo de trabalho em segundos. Assim, sempre que um e-mail for rotulado como follow up no Gmail, ele aparecerá automaticamente no Todoist como uma nova tarefa. Essa abordagem funciona com milhares de outros aplicativos, permitindo, por exemplo, salvar e-mails em uma planilha do Google ou gerar rascunhos automaticamente com ChatGPT.

3. Utilizando Filtros para Priorizar e-mails Importantes

Os filtros do Gmail são recursos frequentemente negligenciados, mas que podem fazer sua caixa de entrada funcionar sozinha.

Para garantir que você nunca perca mensagens importantes de seu chefe ou contatos-chave, você pode criar um filtro. Na barra de pesquisa, clique no ícone de opções de pesquisa e digite o endereço de e-mail do contato no campo “De” (From). Ao criar o filtro, você pode selecionar opções como Marcar com estrela (star the message) e Marcar como importante (mark it as important). Dessa forma, as mensagens se destacarão na sua caixa de entrada e aparecerão nas categorias “Starred” e “Important”.

4. Reduzindo o Ruído com Arquivamento Automático

Da mesma forma que você prioriza mensagens, é possível reduzir o ruído na caixa de entrada. Você pode arquivar automaticamente e-mails onde você não está diretamente na linha “Para” (To) ou “CC”.

Para criar este filtro, vá para as Opções de Pesquisa (Search Options) e, no campo Doesn’t Have (Não Tem), digite to:me or CC:me. A ação para essas mensagens deve ser Pular a Caixa de Entrada e Arquivar Automaticamente (skip the inbox and automatically archive it). Isso mantém e-mails em massa e notificações pesquisáveis, mas fora de vista da sua caixa de entrada principal.

Nota: Para modificar ou remover filtros, acesse Configurações (Settings gear) > Ver Todas as Configurações (See All Settings) > Filtros e Endereços Bloqueados (Filters and Blocked Addresses).

5. Ativando a Rede de Segurança “Desfazer Envio” (Undo Send)

O Gmail oferece uma rede de segurança integrada chamada Desfazer Envio (Undo Send), útil para quando você envia um e-mail muito rapidamente, esquece um anexo ou clica em “Responder a todos” por engano.

Para ativá-lo, vá em Configurações > Ver Todas as Configurações e localize a opção “Undo Send” na guia Geral (General tab). O vídeo recomenda configurar o tempo de espera para o máximo: 30 segundos.

Ao enviar uma mensagem, a opção “Desfazer” aparecerá no canto inferior esquerdo. Clicar nela antes que o tempo se esgote retorna o e-mail ao estado de rascunho, e ninguém o verá.

Recursos Bônus para Otimização Adicional

O vídeo também destaca outros recursos do Gmail que são fáceis de acessar e que valem a pena usar:

• Templates (Respostas Prontas): Para evitar digitar a mesma resposta repetidamente. Você deve habilitar Templates na guia Avançado (Advanced) nas configurações. Após compor uma resposta, clique no menu de três pontos, vá em Templates e selecione Salvar rascunho como um novo template.
• Agendar Envio (Schedule Send): Clique no ícone de seta ao lado do botão “Enviar”. Isso é ótimo para garantir que os e-mails cheguem no momento perfeito, como no início da manhã, ou para evitar notificações no fim de semana.
• Adiar (Snooze): Ao passar o mouse sobre um e-mail na caixa de entrada e clicar com o botão direito, você pode adiá-lo (snooze) para mais tarde. O e-mail reaparecerá na caixa de entrada no horário selecionado, perfeito para adiar itens não urgentes.
• Modo Confidencial (Confidential Mode): Ao compor um e-mail, clique no ícone de cadeado e relógio na parte inferior da janela. Você pode definir uma data de expiração para o e-mail e até exigir uma senha para que a mensagem seja aberta.

Com a aplicação dessas dicas, o usuário economizará tempo, podendo finalmente responder aquele e-mail de 2021.

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