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Você está pensando em começar a usar o Notion como um iniciante absoluto ou talvez já tentou e busca um guia mais completo? Bem-vindo a este mergulho profundo no Notion, onde exploraremos o que é, como dar os primeiros passos e como começar a construir seu próprio espaço de trabalho digital. Este artigo é baseado em um curso completo para iniciantes, focado em ajudar você a aprender construindo a partir do zero.

O que é o Notion?

Para começar, pense no Notion como seu espaço de trabalho digital tudo em um. É um lugar onde você pode criar literalmente qualquer coisa, desde anotações simples até o gerenciamento complexo de projetos. A grande vantagem do Notion é que ele se adapta às suas necessidades. Isso significa que, em vez de usar uma ferramenta para escrever (como o Microsoft Word), outra para gerenciar projetos (como o Trello) e um aplicativo para acompanhar seus hábitos, é possível ter tudo em um só lugar dentro do Notion.

O Notion é único porque você pode começar com notas básicas e listas de tarefas e construir conforme avança, adicionando mais recursos para atender às suas necessidades específicas. É ótimo tanto para organização no trabalho quanto na vida pessoal. Você pode manter o controle de livros, filmes e até criar diários de humor, além de gerenciar as operações do dia a dia do seu negócio.

Se você precisar de recursos mais poderosos, o Notion também oferece fórmulas, automações e inteligência artificial (IA) para aprimorar seu espaço de trabalho. Há um elemento criativo, simplicidade e possibilidades ilimitadas com o Notion. Enquanto outros aplicativos podem te prender a um sistema e maneira específica de fazer as coisas, o Notion te faz pensar em como você quer organizar seu próprio sistema.

Dito isso, por causa das muitas possibilidades, o Notion pode ser esmagador para novos usuários. Mas não se preocupe, este guia é para ajudar você a dar os primeiros passos.

Dando os Primeiros Passos: Criando Sua Conta

O primeiro passo para usar o Notion é criar uma conta.

Aqui está um passo a passo simples:

1. Vá ao site oficial do Notion.
2. Clique em “Get Notion free” (Obtenha o Notion grátis).
3. Você será redirecionado para uma página de inscrição.
4. Você pode usar um dos métodos sugeridos (como Google ou Apple) ou inserir seu e-mail (pessoal ou de trabalho).
5. Se usar e-mail, você precisará preencher um código de verificação.
6. Em seguida, você informará seu nome e poderá definir uma senha. Você também pode desmarcar a opção de receber comunicações de marketing se preferir. Clique em “Continue”.
7. O Notion perguntará qual tipo de experiência você busca: para trabalho, vida pessoal ou escola. A escolha não afeta significativamente o uso inicial.
8. Perguntará se você usará o Notion sozinho ou com outros.
9. Você poderá selecionar o que tem em mente usar com o Notion (rastreamento de projetos, hábitos, lista de tarefas, viagens, etc.). Selecione quantas opções quiser.
10. O Notion preparará seu espaço de trabalho, populando a barra lateral com base nas suas escolhas. Isso pode facilitar o início para usuários completamente novos.

Explorando a Interface: Configurações e Barra Lateral

Após criar sua conta, você terá acesso ao seu espaço de trabalho. A fonte recomenda usar o aplicativo para desktop para construir a estrutura básica, pois oferece uma experiência melhor e mais rápida. O aplicativo para desktop sincroniza com a versão do navegador, permitindo acesso em ambos.

A primeira coisa que você verá pode ser um guia de introdução, explicando o básico como “clique em qualquer lugar para digitar” ou “pressione a barra ‘/’ para ver os tipos de conteúdo”. O Notion também adiciona páginas iniciais para você começar, mas você pode excluí-las para construir do zero, se desejar.

Vamos dar uma olhada nas Configurações e na Barra Lateral:

Configurações: Você pode acessar as configurações clicando em “Settings” na barra lateral.

• My Account (Minha Conta): Altere foto de perfil, nome, e-mail, senha, adicione verificação em duas etapas, ative o acesso ao suporte do Notion para seu espaço de trabalho ou exclua sua conta permanentemente. Veja em quais dispositivos você acessou, quando foi a última atividade e a localização.
• My Settings (Minhas Configurações):
  • Aparência: Escolha entre modo claro, escuro ou usar a configuração do sistema.
  • Pesquisa na aba: Define se novas abas mostram a pesquisa imediata ou a página padrão.
  • Abrir links do Notion no navegador: Por padrão, o macOS abre links no aplicativo de desktop. Ativar esta opção redireciona para o navegador.
  • Fechar abas do navegador ao abrir links: Fecha as abas que redirecionaram para o aplicativo de desktop.
  • Pesquisa por comando: Configure um atalho para abrir o Notion AI e a pesquisa rapidamente, mesmo com o aplicativo inativo.
  • Mostrar Notion na barra de menu: Permite acesso mais rápido pelo canto superior direito da tela.
  • Inicialização: Escolha o que mostrar ao iniciar o aplicativo (última página visitada, página padrão, Notion AI, Notion Home).
  • Data e Hora: Defina fuso horário (automaticamente ou manual).
  • Configurações de Privacidade: Personalize cookies e escolha se quer registrar seu histórico de visualização de páginas.
  • Descoberta de Perfil: Permite que usuários com seu e-mail vejam seu nome e foto ao te convidar. Útil para confirmar o e-mail correto.
• Notifications & email (Notificações e e-mail): Configure notificações push para celular e desktop (para menções, comentários). Ative o ícone de notificação na barra de tarefas. Configure notificações no Slack. Configure notificações por e-mail para atividades no espaço de trabalho (comentários, menções, convites, lembretes, solicitações de acesso, mudanças em propriedades). Você pode escolher sempre enviar e-mail mesmo ativo no app, receber resumos de atualizações de páginas inscritas e resumos do espaço de trabalho.
• My Connections (Minhas Conexões): Conecte o Notion a outros aplicativos como Slack, Google Drive, Jira, Gmail, etc.. Algumas conexões permitem apenas prévias de links, enquanto outras permitem sincronização de informações. Você pode configurar automações (como enviar e-mails via Gmail Automation).
• Language & region (Idioma e Região): Altere o idioma da interface. Escolha se a semana começa na segunda-feira (afeta a visualização de calendários).
• Upgrade plan (Plano de Upgrade): Veja os detalhes dos planos de preços. O plano gratuito permite até 10 convidados, histórico de páginas de 7 dias, mais de 70 integrações e páginas e blocos ilimitados para indivíduos. As principais limitações do plano gratuito são uploads de arquivo, histórico de página, convites de convidados, espaços de equipe privados e automações avançadas. O Notion AI é um adicional pago em qualquer plano.
• Settings (Configurações do Espaço de Trabalho): Nomeie seu espaço de trabalho. Adicione um ícone (Emoji, ícone do Notion, imagem). Configure domínios de e-mail permitidos para ingresso automático. Exporte todo o conteúdo do seu espaço de trabalho ou a lista de membros. Ative a análise de visualização de páginas. Exclua todo o espaço de trabalho.
• Team Spaces (Espaços de Equipe): Permite dividir o espaço de trabalho em seções mais organizadas, útil para equipes com diferentes departamentos para configurar privacidade. Mais avançado e útil para uso comercial.
• People (Pessoas): Veja os membros e seus papéis (Proprietário do espaço de trabalho, Membro). Membros são cobrados por assento. A fonte recomenda adicionar pessoas como convidados (10 grátis no plano gratuito) em vez de membros, a menos que seja uma empresa com o plano pago.
• Sites: Recurso mais robusto no plano Plus, mas no gratuito permite personalizar o subdomínio .notion.site.
• Emojis: Adicione emojis personalizados fazendo upload de imagens. Você pode limitar a criação de emojis personalizados aos proprietários do espaço de trabalho.
• Security & data (Segurança e Dados): Principalmente para clientes Enterprise. Permite configurar privacidade, segurança, retenção de dados (ex: páginas excluídas após 30 dias), gerenciamento de usuários e sistemas de login.
• Connections (Conexões do Espaço de Trabalho): Veja as conexões ativas (Google Drive, Slack, etc.) e gerencie o acesso. Permita ou não webhooks em automações.
• Import data (Importar Dados): Importe dados de outros aplicativos e arquivos (como CSV) para o Notion. Útil ao migrar de outras ferramentas.

Barra Lateral: A barra lateral é crucial para navegação.

• Informações do Espaço de Trabalho: No topo, mostra o nome do espaço de trabalho, o plano atual e o número de membros. Você pode acessar configurações, convidar membros, ver outros espaços de trabalho ou sair.
• + Add page (+ Adicionar página): Crie uma nova página clicando neste botão.
• Search (Pesquisa): Pesquise em todo o seu espaço de trabalho. Útil conforme você cria mais páginas. Com Notion AI, você pode pedir para a IA procurar informações para você.
• Notion AI: Interaja com a IA, faça perguntas sobre o Notion ou sobre o conteúdo do seu espaço de trabalho.
• Home (Página Inicial): Chamada “Notion Home”, mostra páginas visualizadas recentemente, uma seção de aprendizado sobre o Notion, eventos futuros (se conectado ao Google Calendar ou Notion Calendar), e visões de bancos de dados importantes.
• Inbox (Caixa de Entrada): Mostra menções, atividades de página e convites de página. Você pode filtrar e arquivar notificações.
• Páginas (Private / Shared): As páginas na barra lateral podem ser privadas (apenas visíveis para você) ou compartilhadas (visíveis para outras pessoas convidadas para a página). Uma página sai de “Private” para “Shared” quando alguém é convidado para ela.
• Calendar (Calendário): Acessa o Notion Calendar (que pode ser baixado separadamente e sincronizado com o Google Calendar).
• Settings (Configurações): Atalho para as configurações que descrevemos acima.
• Templates (Modelos): Acessa o Marketplace de modelos do Notion para baixar modelos prontos.
• Trash (Lixo): Veja as páginas que você excluiu.
• Help (Ajuda): Seção útil para resolver problemas.
  • Help & documentation (Ajuda e documentação): Pesquise tutoriais e documentação detalhada.
  • Get Notion support (Obter suporte do Notion): Entre em contato com o suporte.
  • Keyboard shortcuts (Atalhos de teclado): Veja a lista de atalhos.
  • What’s new (O que há de novo): Veja as últimas atualizações do Notion.
  • Status: Verifique se o Notion está funcionando corretamente.
• Invite members (Convidar membros): Botão na parte inferior da barra lateral para adicionar membros ou convidados. Lembre-se da diferença de custo entre membros (pagos por assento) e convidados (10 grátis no plano gratuito).

Os Blocos de Construção: Páginas e Blocos

O Notion é fundamentalmente composto por Páginas. Você pode ter Páginas dentro de Páginas, aninhando-as para organizar o conteúdo.

Existem dois tipos principais de páginas:

1. Páginas Regulares: Permitem adicionar informações em vários formatos (texto, vídeos, etc.). Você pode fazer o que quiser dentro delas.
2. Páginas de Banco de Dados: São uma coleção de Páginas. O que as diferencia é que as páginas dentro de um banco de dados são vinculadas por Propriedades. Se um banco de dados tem uma propriedade “Data”, cada página dentro dele deve ter uma data.

Dentro de cada página, você cria Blocos. Pense nos blocos como peças de Lego que você pode mover livremente. Cada elemento de conteúdo (um parágrafo de texto, uma imagem, uma lista, um banco de dados) é um bloco.

Comandos Slash (/) e Criação de Blocos

A maneira principal de adicionar blocos é usando o Comando Slash (/). Digitar / abre um menu com todos os tipos de blocos que você pode adicionar.

Exemplos de blocos básicos:

• Texto simples
• Títulos (Heading 1, Heading 2, Heading 3) – criam hierarquia.
• Divisor (Divider) – para separar blocos.
• Listas (com marcadores, numeradas, de tarefas).
• Citação (Quote).
• Caixa de Chamada (Callout) – para destacar informações.
• Imagem (Image) – para adicionar imagens do seu dispositivo, link, Unsplash ou GIF.
• Vídeo (Video) – para incorporar vídeos (ex: YouTube).
• Incorporar (Embed) – para incorporar links, PDFs, Google Docs, mapas, etc..
• Tabela simples (Table) – não é um banco de dados, apenas uma tabela básica.

Você pode mover blocos clicando e arrastando os seis pontos que aparecem à esquerda deles. Também pode transformar blocos (ex: transformar texto em título) e mudar suas cores (texto e/ou fundo).

Personalizando Suas Páginas

Cada página no Notion pode ser personalizada.

• Ícone: Adicione um ícone à sua página. Você pode escolher entre emojis, ícones do Notion em diferentes cores ou fazer upload de suas próprias imagens.
• Capa: Adicione uma imagem de capa. Escolha da galeria do Notion, faça upload, use um link ou pesquise no Unsplash (uma biblioteca de imagens gratuitas). Você pode reposicionar a capa.
• Configurações da Página (Três Pontos ...): No canto superior direito de uma página, o menu de três pontos oferece várias opções:
  • Fonte: Mude a fonte (Default, Serif, Mono).
  • Texto Pequeno (Small text): Diminui o tamanho da fonte.
  • Largura Total (Full width): Expande o conteúdo para usar toda a largura da página. Útil para dashboards amplos.
  • Personalizar Página (Customize page):
    • Backlinks: Escolha como mostrar páginas que linkam para esta.
    • Discussões: Mostre ou oculte a seção de comentários da página.
    • Sumário (Table of contents): Mostra um sumário clicável baseado nos títulos (Heading) da página.
    • Comentários Inline (Inline comments): Escolha a aparência dos comentários que você adiciona ao texto (Default ou Minimal).
  • Bloquear Página (Lock page): Impede edições acidentais na página.
  • Desfazer (Undo): Desfaz a última ação (atalho: Ctrl/Cmd+Z).
  • Copiar Link (Copy link): Obtém o link da página para mencionar em outras páginas ou compartilhar externamente.
  • Duplicar (Duplicate): Cria uma cópia exata da página.
  • Importar (Import): Importa conteúdo (ex: CSV) para esta página.
  • Exportar (Export): Exporte a página em formatos como PDF, HTML, Markdown, CSV.
  • Atualizações e Análises (Updates and analytics): Veja o histórico de edições, quem visualizou, quem editou.
  • Histórico de Versões (Version history): Restaure versões anteriores da página.
  • Páginas Excluídas (Deleted pages): Veja páginas excluídas neste espaço.
  • Notificações da Página: Configure notificações específicas para esta página (todos os comentários, menções, etc.).
  • Conexões da Página: Gerencie as conexões relacionadas a esta página.

Bancos de Dados: Organizando Suas Coleções de Páginas

Como mencionado, Bancos de Dados são coleções de páginas com propriedades estruturadas. Eles são uma das partes mais poderosas do Notion.

Você pode criar um banco de dados de duas formas principais usando o comando /database:

1. Inline: O banco de dados aparece como um bloco dentro da página atual.
2. Full Page: O banco de dados é criado como uma nova página (subpágina) dentro da página atual.

Ao criar um banco de dados, você pode definir Propriedades. As propriedades definem as características de cada “item” (página) dentro do banco de dados. Exemplos de tipos de propriedades:

• Texto (Text)
• Número (Number)
• Seleção única (Select)
• Seleção múltipla (Multi-select)
• Status (Status)
• Data (Date)
• Pessoa (Person)
• Arquivos e Mídia (Files & Media)
• Checkbox (Checkbox)
• URL (URL)
• E-mail (Email)
• Telefone (Phone)
• Fórmula (Formula)
• Relação (Relation)
• Rollup (Rollup)
• Criado por (Created by)
• Criado em (Created time)
• Última edição por (Last edited by)
• Última edição em (Last edited time)
• Botão (Button)
• AI Summary (AI Summary)
• AI Translation (AI Translation)
• AI Key Info (AI Key Info)

Dentro de um banco de dados, você pode criar diferentes Vistas (Views) para visualizar os mesmos dados de formas variadas. A fonte demonstra a criação de um dashboard pessoal usando diferentes vistas para diferentes tipos de informação:

1. Tabela (Table View): Ótima para ver muitas propriedades lado a lado. Útil para notas, onde você pode ver título, data de criação, tags, contagem de palavras. Permite congelar colunas e fazer cálculos básicos em colunas numéricas.
2. Quadro (Board View): Ideal para gerenciar tarefas ou itens com diferentes status (ex: Não Iniciado, Em Andamento, Concluído). Permite arrastar itens entre colunas de status.
3. Galeria (Gallery View): Excelente para exibir itens com foco visual, como um diário com capas de imagem.
4. Lista (List View): Uma vista simples e compacta, ideal para listas rápidas com poucas propriedades, como uma lista de compras ou notas de reunião.
5. Calendário (Calendar View): Visualize itens com datas em um formato de calendário. Útil para um calendário pessoal ou de eventos.
6. Linha do Tempo (Timeline View): Perfeito para gerenciar projetos com durações e visualizar dependências. Você pode ver os projetos em uma linha do tempo e opcionalmente exibir uma tabela ao lado.

Você pode configurar a exibição de propriedades para cada vista, filtrar, classificar, agrupar e até criar múltiplas vistas para o mesmo banco de dados (ex: uma lista de compras mostrando itens “não comprados” e outra mostrando itens “comprados”).

Recursos Avançados de Banco de Dados

• Templates de Banco de Dados: Crie modelos de páginas dentro de um banco de dados para economizar tempo. Por exemplo, um template para “Notas de Reunião” pode já ter seções para resumo, lista de ações e próximos passos. Você pode definir propriedades padrão para o template (ex: tag “Reunião”) e até torná-lo recorrente (ex: criar uma nova página a cada semana para uma reunião semanal).
• Gráficos (Charts): Visualize seus dados de banco de dados de forma visual (gráficos de barra, linha, pizza). Útil para ver a distribuição de tarefas por tag ou status. No plano gratuito, você só pode ter um gráfico por espaço de trabalho.
• Relações (Relations): Conecte diferentes bancos de dados. Por exemplo, relacione um banco de dados de “Projetos” com um banco de dados de “Tarefas” para ver quais tarefas pertencem a cada projeto. Relações podem ser bidirecionais, permitindo ver as tarefas de um projeto e o projeto ao qual uma tarefa pertence.
• Dependências (Dependencies): Em bancos de dados de Linha do Tempo, defina que um item depende da conclusão de outro. Isso cria setas visuais na linha do tempo e pode deslocar automaticamente as datas se um item anterior atrasar.
• Rollups (Rollups): Funciona junto com Relações. Um rollup permite “acumular” informações do banco de dados relacionado. Por exemplo, em um projeto, você pode usar um rollup para contar quantas tarefas estão relacionadas a ele ou calcular a porcentagem de conclusão das tarefas relacionadas.
• Fórmulas (Formulas): Adicione colunas que realizam cálculos, manipulam texto ou datas com base em outras propriedades. Podem ser simples (ex: estilizar texto) ou complexas. Exemplos simples incluem formatar a exibição de uma localização, mostrar uma mensagem condicional com base em um número (ex: “Escreva mais” se a contagem de palavras for baixa), ou calcular uma data futura (ex: data de revisão um mês após a criação).
• Sub-itens (Sub-items): Permitem aninhar páginas (como sub-tarefas) dentro de itens de banco de dados. Isso cria uma relação pai/filho dentro do mesmo banco de dados.
• Layouts de Página de Banco de Dados: Personalize a visualização das propriedades quando você abre uma página individual dentro de um banco de dados. Organize propriedades em grupos, adicione-as a um painel lateral, fixe propriedades importantes.

Automações e Conexões

• Botões (Buttons): Crie botões que executam ações rápidas. Exemplo: um botão para adicionar uma nova página a um banco de dados específico. Podem ser adicionados como blocos na página ou como propriedades dentro de um banco de dados (ex: um botão em um projeto para adicionar uma tarefa vinculada a ele).
• Automações de Banco de Dados: Configure ações baseadas em gatilhos dentro de um banco de dados (ex: quando o status de uma tarefa muda para “Concluído”, preencha a data de conclusão). Este recurso é limitado aos planos Plus e superiores. No entanto, se você usar um template que já possui essas automações, você pode usá-las mesmo no plano gratuito.
• Conexões: Já mencionadas nas configurações, permitem integrar o Notion com outros aplicativos para sincronizar dados ou incorporar informações.

Compartilhamento e Colaboração

O Notion permite compartilhar páginas e bancos de dados com outras pessoas ou publicá-los na web.

• Vistas Linkadas (Linked Views): Exiba uma cópia exata de um banco de dados em outra página. Isso é ideal para criar dashboards centrais. Você pode mostrar o mesmo banco de dados em diferentes vistas na mesma página (ex: ver seu calendário em vista de calendário e também em vista de tabela na sua página inicial).
• Formulários (Forms): Crie formulários para coletar informações diretamente em um banco de dados. Gratuito para todos. Você pode compartilhar o link do formulário e ver as respostas serem preenchidas automaticamente no banco de dados conectado. Ótimo para coletar itens para um evento ou feedback.
• Configurações de Compartilhamento (Share Settings):
  • Compartilhar na Web (Publish to web): Torne uma página pública, gerando um link compartilhável. No plano Plus, há mais opções de customização. Você pode permitir que outras pessoas dupliquem a página como template.
  • Compartilhar com Pessoas/Grupos: Convide pessoas específicas (via e-mail) ou grupos para acessar uma página. Ao convidar, defina o nível de acesso:
    • Pode editar (Can edit)
    • Pode comentar (Can comment)
    • Pode visualizar (Can view)
    • Remover acesso (Remove access)
  • Compartilhamento de Banco de Dados: Se um banco de dados está dentro de uma página, você precisa garantir que o próprio banco de dados também esteja compartilhado para que as pessoas possam vê-lo ao acessar a página.

Recursos Adicionais

• Notion Home: Um espaço centralizado para consolidar informações, útil se você tem muitas páginas e bancos de dados espalhados. Mostra itens recentes, eventos futuros, tarefas atribuídas a você e visões de bancos de dados importantes.
• Notion Calendar: Um aplicativo separado que sincroniza com o Google Calendar e o Notion, permitindo ver todos os seus eventos em um só lugar.
• Templates Marketplace: Uma galeria oficial de modelos prontos criados pelo Notion ou pela comunidade. Você pode adicionar templates gratuitos com um clique. Templates externos (baixados de sites) geralmente vêm como links que você pode duplicar para seu espaço de trabalho.
• Notion AI: Uma ferramenta de IA que pode ser usada de várias formas.
  • Chat: Faça perguntas, peça ideias (ex: esboços de postagens de blog). Pode acessar informações do seu espaço de trabalho.
  • AI Properties: Adicione propriedades a bancos de dados que usam IA (ex: um resumo automático de cada página).
  • Block-based AI: Adicione blocos de IA em páginas para tarefas específicas (ex: gerar um resumo de um bloco de texto, ajudar a pensar em como tomar notas).
  • Em Templates: Adicione blocos de IA a templates de banco de dados. Requer o adicional de Notion AI.

Conclusão: Comece e Adapte

Com este guia, você tem uma estrutura sólida para entender o que é o Notion e começar a usá-lo, explorando suas configurações, a barra lateral, os blocos de construção (páginas e blocos), as diversas vistas de banco de dados e recursos avançados como templates, relações, fórmulas e automações.

A jornada pode parecer esmagadora no início, mas a fonte sugere começar de forma simples e moldar seu espaço de trabalho conforme suas necessidades evoluem, tanto para uso individual quanto em equipe. Construir a partir de exemplos práticos, como a criação de um dashboard pessoal, é uma das melhores formas de aprender.

Divirta-se explorando as infinitas possibilidades que o Notion oferece para organizar sua vida e seu trabalho!

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